Dans la jungle des intervenants extérieurs, un nouveau métier a vu le jour : des spécialistes se sont regroupés pour offrir aux dirigeants d'entreprises les services sur mesure d'une direction immobilière externalisée.

Le poids financier de l'immobilier est important dans le bilan des entreprises et la maîtrise des coûts y afférant reste une source d'économie potentielle. Par ailleurs, le monde de l'immobilier devient de plus en plus complexe, les métiers se spécialisent et les intervenants se multiplient. De nouveaux termes sont apparus : asset management, property management, facility management ou plus simplement la gestion stratégique des actifs, l'administration des biens, l'exploitation et le suivi des services rendus aux utilisateurs.

Les besoins et les outils

Les attentes des directions générales et des directions opérationnelles concernant les sujets immobiliers sont parfois contradictoires. Les premières posent des principes stratégiques faisant généralement apparaître des préoccupations de réduction de coûts, de développement patrimonial mesuré, de renégociations des baux ou contrats de maintenance, les secondes favorisent le développement du coeur de métier au nom duquel l'immobilier doit instantanément se soumettre sans tenir compte des impacts financiers à long terme.
D'une société à l'autre, les besoins sont certes très différents et, comme nous venons de le voir, il existe toujours cette divergence entre les attentes fonctionnelles et opérationnelles. Nous constatons que c'est dans l'optimisation équilibrée des unes et des autres que résident de nombreuses sources d'améliorations de l'efficacité des directions immobilières.
Si de nombreuses questions se posent aux responsables du management des actifs immobiliers, ceuxci doivent avoir un certain nombre d'outils pour leur permettre d'y apporter des réponses pertinentes. La liste de ces outils est longue, mais nous donnerons quelques éléments fondamentaux: un inventaire àjour et complet des implantations, un tableau de bord, outil de connaissance, de mesure et de maîtrise des coûts de fonctionnement des immeubles, permettant une gestion dynamique de l'immobilier à partir de ratios de base tels que surface occupée par personne ou coût immobilier par personne...
Aujourd'hui, peu de directions immobilières disposent des moyens pour assurer de façon efficace l'ensemble des tâches qui sont attendues d'elles. Quelques grands groupes disposent de services immobiliers de grande valeur, mais ils constituent une exception. Souvent, les directions immobilières de ces grands groupes se limitent à une équipe réduite assurant un très large éventail de missions, ce qui justifie le recours à de très nombreux prestataires extérieurs avec le risque rée' d'une dilution des responsabilités et l'absence de maîtrise en interne des risques financiers liés à l'immobilier.

Cette situation qui existe dans les grands groupes permet d'imaginer sans mal l'attention portée aux problèmes immobiliers dans les autres entreprises. L'immobilier de certaine, sociétés, limité à un ou deux baux ou éventuellement à un crédit-bail ne pose pas de problème, mais il en rapidement un dès qu'il atteint une certaine taille. La difficulté est de déterminer cette taille critique ; elle correspond au moment où le poids de l'immobilier dans les comptes n'est pas assez important pour justifier la création d'une direc- tion immobilière, mais justifie sans le recours aux services de pro- y consacrant le temps suffisant pour sa gestion. L'erreur serait de croire qu'il faut être admis a-.; CAC 40 pour avoir besoin d'une complète des implications financières, juridiques et économiques de l'occupation ou de la possession d'immeubles.
Ttoute entreprise est confrontée, autres, à différentes problématiques concernant son parc immobilier: optimiser l'occupation des surfaces détenues ou louées, réduire les charges, apprécier au mieux les conséquences financières transferts de personnel ou de libéde locaux, faire un choix entre propositions immobilières...
Les conséquences d'une mauvaise mon seront d'autant plus lourdes immobilier aura une place importante dans le bilan de la société
Et si pour la multinationale, le directeur immobilier commence à faire un premier tri des réponses posées ux questions de base que sont : faut-il acheter ou louer ? Vendre ou conserver ? Quel bon calendrier pour une décision immobilière ? Comment être sûr de son implantation ? Quelles précautions nsprendre?, c'est le plus souvent son président le directeur général ou le directeur financier qui doivent, « s'y coller ».

Une fois les réponses apportées, et les mettre en pratique et pour cela aller à la rencontre de professionnels immobiliers dont les us et coutumes ne sont pas toujours connus. Le financier, le juriste l'architecte, le conseil, le space planner sont autant de professionnels dont la gestion en direct nécessite de l'expérience tant pour définir leurs missions qu' en assurer le suivi et être à même d'en contrôler le résultat.
Face à cette situation, il apparaissait opportun de proposer le service de directeur immobilier à la carte, assurant à la fois une bonne maîtrise des facteurs immobiliers de l'entreprise tout en évitant de développer en interne un service immobilier qui n'a pas de raison d'être.
De plus, l'mmobilier, aujourd'hui le plus souvent noyé dans le bilan des entreprises, tend à devenir un véritable poste de ce bilan. Certaines sociétés vont même jusqu'à créer des structures indépendantes (centres de profit), gérant leur immobilier et les services associés. Les utilisateurs. du bâtiment sont considérés comme des clients internes. .
La complexité grandissante des métiers liés à l'immobilier a généré le besoin de sociétés qui regroupent et maîtrisent tout l'éventail des com pétences attendues an sein d'une direction immobilière : intermédiation, expertise, financement, audit, aménagement d'espace, architecte, contrôle de travaux, environnement, sécurité

Martine Mariez Chrysopée