Formation "Réussir votre audit et Réduire les coûts de vos immeubles"

• Analyser les clauses du bail et identifier les coûts cachés
• Adapter le bâtiment pour optimiser les charges locatives
• Méthodologie d'un audit de charges locatives
• Les plus de la formation : Faites des économies sur vos charges locatives

Analyse du bail et recherche des coûts cachés

• Quelle est la surface exacte que vous louez ? Que vous utilisez ? Que vous payez ?
• Vérifiez les clauses de sortie du bail, notamment concernant l'état des locaux
• Déjouez le piège de la qualité de l'entretien des bâtiments dû au titre du bail
• Attention aux mots, tout se joue dans la rédaction des clauses

Préparation de l'audit et visite du site

Qu'est-ce qu'un audit des charges locatives ?

• Rôle des différents acteurs : propriétaire, locataire, expert...
• Dans quel cadre juridique s'inscrit un audit ?
• Quels sont vos objectifs, selon que vous êtes propriétaire ou locataire ?
• Quelle est la charge de travail impliquée ?
• Comment communiquer auprès de vos collaborateurs ?
• Comment convaincre collaborateurs et direction générale de l'utilité de l'audit ?

Rassembler les documents nécessaires à l'audit

• Liste des documents nécessaires. Qui fournit quoi ?
• Que devez-vous chercher dans les documents ?
• Cas spécifiques : IGH, ERP, bâtiments dans l'année de garantie, bâtiments sous garantie décennale

La visite du site à auditer

• Comment s'organise une visite de site ?
• Quels sont les objectifs de cette visite ?
• Quelles compétences requises ? A qui pouvez-vous faire appel en cas de besoin d'expertise technique supplémentaire ?

Cas pratique sur la visite de site

• A partir d'un compte-rendu de visite modifié, retrouvez les éléments clés manquants

Audit des charges locatives : que recherchez-vous ?

Comprendre la différence entre le budget, les appels des charges, et l'arrêté définitif des charges

Etablir le tableau comparatif des dépenses annuelles

• Harmoniser les décomptes des tableaux récapitulatifs des charges
• Détailler les postes « fourre-tout » et comprendre à quoi correspondent ces dépenses
• Séparer les charges conventionnelles des charges communes
• Repérer les anomalies des états des dépenses (3 à 5 ans)

Etude de cas

• Les participants établiront un tableau comparatif à partir de 3 récapitulatifs et repéreront les anomalies

Comment traiter les informations, et les écarts éventuels, trouvés dans les documents ?

• Factures enregistrées deux fois
• Prestations facturées non réalisées
• Factures en contradiction flagrantes avec les termes du bail
• Y-a-t-il surconsommation anormale des fluides sans justification ?
• Imputions erronées de factures
• Factures portant sur des prestations inutiles
• Payez-vous des prestations en double ?
• Vos contrats de maintenance sont-ils bien dimensionnés ?
• Avez-vous payez des prestations supplémentaires dues au mauvais entretien du bâtiment ?

La visite chez le gestionnaire (Facility Manager)

• Rédiger un ordre du jour
• Préparer la visite en amont
• Quels documents pouvez-vous demander ? Estimer le délai pour compulser les factures et les commandes
• Organiser une réunion avec le chargé du projet

Jeu de rôles

Rédiger le rapport d'audit : et après ?

Comment établir votre rapport d'audit ?

• Mettre en forme et rédiger le rapport : attention à l'expression
• Quelles pièces justificatives devez-vous joindre ?
• A qui destinez-vous votre rapport ?

Que doit comporter la conclusion du rapport d'audit ?

• Détailler les charges qui pourront faire l'objet d'un remboursement
• Proposer les dépenses à supprimer dans le prochain exercice
• Etablir un calendrier des appels d'offre à organiser
• Quel est le budget acceptable pour l'année à venir ?

Cas pratique

• A partir d'un tableau de 3 années successives, avec des écarts de « trop facturés » : fabriquer un budget acceptable.

Actions à prévoir suite à l'audit des charges locatives

• Négocier avec vos locataires la modification de certaines prestations (gardiennage, etc.)
• Proposer la prise en charge de certaines dépenses par vos locataires
• Prévoir des travaux pour réduire les charges

• Charges à vous faire rembourser par vos propriétaires : attention aux délais légaux
• Dépenses à supprimer dans le prochain exercice
• Remboursement d'écarts des années précédentes
• Demander l'engagement du propriétaire à financer certains travaux

Quelles actions pour avoir gain de cause ?

• La négociation
• La transaction
• La procédure judiciaire

• Directeur immobilier/ du patrimoine
• Responsable des baux
• Auditeur interne
• Contrôleur financier
• Responsable de la gestion locative
• Directeur technique
• Directeur logistique
• Responsable maintenance
• Gérant
• Directeur Général